La gestion des imprévus est essentielle lors de la planification et de l'organisation d'un événement. Voici quelques conseils pour y faire face et les gérer efficacement.
1) Une bonne planification préventive
Tous les imprévus ne peuvent pas être complètement évités, bien entendu. Mais une planification minutieuse peut fortement réduire leur impact et leurs conséquences. Assure-toi alors d'avoir des plans précis pour chaque aspect deton événement et également des plans B en cas de problème.
2) Une bonne communication
Veille à bien communiquer avec l'ensemble de tes prestataires. Il faut que chacun soit au courant du plan détaillé ainsi que des plans de secours. Ils doivent posséder une vision globale de ton événement. Instaure dès le début un climat de confiance pour que la transparence soit le maître mot.
3) Une flexibilité dans le budget
Dis-toi que certains imprévus peuvent coûter un peu d'argent. Il faut que tu prévois cette petite enveloppe de secours pour pouvoir y faire face en cas de problème. Et si tout se passe comme prévu, c'est que du bonus !
4) Un contrôle continu jusqu’au Jour J
Veille à faire le point de ton événement régulièrement jusqu'au Jour J. Certaines choses peuvent changer et tu dois veiller à prendre toutes les données en compte et avoir un contrôle assidu et régulier pour identifier des potentiels problèmes bien avant qu'ils ne soient trop difficiles ou trop tardifs à résoudre.
5) Des choix mesurés et étudiés
Dès lors que tu décides de travailler avec un prestataire, tu dois prendre le temps de bien te renseigner sur ce dernier, ses méthodes de travail etc afin d'éviter les déceptions et les chamboulements de remplacements.
6) Garder son calme
C'est la clé pour que tout se passe bien, même dans la difficulté. Le stress et la panique ne feront qu'aggraver la situation et ne seront pas une aide précieuse à la recherche de solution.
Si tu rencontres des imprévus le Jour J, il faut que tu puisses déterminer leur degré d’importance. Si ceci n’impactes pas ton événement et son bon déroulé, alors tu dois passer à autre chose rapidement : rien est parfait et les petits loupés sont parfois ce qui fait la magie de l’événement.
Si toutefois l’imprévu nécessite une action immédiate de ta part alors tu dois t’en occuper au plus vite.
C’est la raison pour laquelle je te conseille de donner le plan détaillé et les plans de secours à un maximum de personnes afin de pouvoir déléguer et alléger ton stress.
May the force be with you !
À très vite,
Noé
