Le budget est la base de tout événement et c’est essentiel de savoir le maîtriser : du début à la fin. 

Je t’en dis plus ici. 

C'est le nerf de la guerre car il déterminera tes possibilités en matière de lieu, de prestataires, de nombre de convives… Il déterminera somme toute, l’ensemble de tes choix. 

À noter : chaque budget est différent mais ils permettent tous de faire l'événement qui va te ressembler. Il ne faut surtout pas se comparer aux autres et faire en fonction de ses moyens et envies. 

Un événement peut coûter plus ou moins cher selon ces critères et les choix faits pour ce JOUR J et cela est propre à chacun. 

Tu dois d'ores et déjà savoir combien tu es prêt(e) à allouer à ton événement et surtout définir les pôles de dépenses. 

Le budget prévisionnel doit être établi avant toute chose et il sera à suivre tout au long de ton organisation : certains pôles pourraient te coûter moins cher que prévu et inversement, il convient donc de faire régulièrement une mise à jour afin d'éviter les mauvaises surprises ou au contraire en avoir des meilleures. 

Souvent, on peut avoir du mal à savoir le coût d’une prestation et donc peiner à réaliser ce budget prévisionnel. Il ne s’agit pas d’avoir le coût exact mais l’enveloppe que nous sommes prêts à y mettre car les prestataires demanderont souvent votre budget. Avoir une fourchette permet de se situer face à la demande. 

Voici quelques conseils pour l’établir :

1) Faire une liste exhaustive de tes envies  

Ça peut paraître évident mais c'est pourtant la première étape essentielle lorsque tu commences à organiser ton événement. 

Il est préférable de voir cette liste à la hausse plutôt qu'à la baisse. C'est toujours plus agréable en effet de dépenser moins que prévu plutôt que l'inverse. 

Note donc toutes tes envies, sans te restreindre pour identifier directement ce qui est essentiel ou non selon ton enveloppe.

Une fois toutes les dépenses mises sur papier, fais le calcul de celles-ci et détermine si le montant de la somme te convient. Ajuste ensuite en conséquence. 

2) Penser aux petits imprévus 

Tu dois toujours garder une petite marge de manoeuvre pour les imprévus : un prestataire qu'il faut remplacer, un besoin auquel on n’avait pas pensé, un invité qui se rajoute... tant de petites choses qui peuvent survenir au dernier moment et que tu n'avais pas pris en compte dans tes calculs.

Il faut que tu puisses avoir ce repli pour les comptabiliser et qu’ils ne mettent pas à mal le reste de ton budget. 

Tu peux compter environ 10 à 15% de ton budget global en matelas de secours. 

3) Le garder bien à jour 

Il ne suffit pas de le faire et de ne plus le regarder ensuite en pensant s'y tenir approximativement. Tu pourrais avoir de mauvaises surprises en ayant des pôles de dépenses plus importants que prévus ou au contraire en avoir des belles avec certains moins onéreux que tu l'avais imaginé. Il faut donc qu'il soit à jour pour toujours pouvoir rééquilibrer dans un sens ou dans un autre. 

À chaque nouvelle dépense, tu pourras mettre à jour ce tableau afin de constater si celle-ci correspond au prévisionnel ou non et ajuster en conséquence le reste des dépenses. Il convient de le tenir à jour très régulièrement et à chaque dépense dans la mesure du possible. 

L’euphorie d’un événement peut vite faire faire des achats compulsifs qui ne sont pas prévus…

Garder à jour ce tableau permet alors de les limiter ou les maîtriser. 

Bonus : tu peux prévoir une liste d'"extras" à t'autoriser si des pôles coûtent finalement moins cher, si tu as une petite rallonge etc…

Par exemple, si tu te dis que tu aimerais beaucoup avoir un PhotoBooth le jour de ton événement mais que ça n’est pas une dépense existentielle pour toi et que si toutefois ton budget te le permet, c’est une animation que tu aimerais t’offrir, alors dans ce cas, tu peux ajouter ce PhotoBooth à la liste de tes extras. Ainsi si tu as une petite rallonge pour une raison ou pour une autre tu pourras te l’offrir. 

Ça peut aussi être une source de motivation pour faire des choix raisonnés et raisonnables sur le reste. 

Conseil 1 : Demander des devis différents pour pouvoir comparer les prix et faire des choix en conséquence de ce budget.

Conseil 2 : Prendre le temps avant chaque décision. (Sauf si bien sûr on parle du lieu que tu convoitais depuis 2 ans, autrement n’agis jamais sous l’impulsion ou l’excitation et prends le temps de mesurer chaque choix)

Fais-toi de ce pas un tableau prévisionnel des dépenses estimées et ensuite un tableau des dépenses réelles que tu tiens à jour au fur et à mesure.  

Si tu es méticuleux(se) et assidu(e) dans cette tâche, la gestion de ton budget sera évidente ! 

À très vite,

Noé